Zmenami si po novom prešiel aj Register účtovných závierok, v ktorom sa zverejňujú údaje o účtovníctve rozličných subjektov. Verejná časť registra účtovných závierok sa novelou zákona o účtovníctve rozširuje napríklad o účtovné závierky pozemkových spoločenstiev, občianskych združení, či záujmových združení právnických osôb.
Národná rada Slovenskej republiky prijala dňa 02. novembra 2021 zákon č. 456/2021 Z. z. (ďalej len „novela“) ktorým sa mení a dopĺňa zákon č. 456/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o účtovníctve“).
Z dôvodu rozsiahlosti vlastného textu novely prinášame v tomto príspevku prehľad najdôležitejších zmien v zákone o účtovníctve a odkazujeme aj na plné znenie novely, zverejnené v Zbierke zákonov Slovenskej republiky. Najdôležitejšími zmenami, ktoré novela prináša sú:
(1) Rozšírenie osobnej pôsobnosti zákona o účtovníctve.
Novelou sa rozširuje osobná pôsobnosť zákona o účtovníctve o iné osoby ako sú účtovné jednotky (fyzická osoba s trvalým pobytom v SR, štatutárny orgán alebo člen štatutárneho orgánu účtovnej jednotky zapísaný v obchodnom registri pred výmazom obchodnej spoločnosti alebo družstva z obchodného registra), ak im vzniknú vybrané povinnosti ustanovené v zákone o účtovníctve. Predmetná zmena nadväzuje na úpravy v ustanovení § 35 ods. 6 až 8 zákona o účtovníctve (povinnosti súvisiace s uchovávaním účtovnej dokumentácie účtovnej jednotky, ktorá zanikla alebo skončila podnikanie, resp. inú zárobkovú činnosť) a ustanovení § 23a ods. 10zákona o účtovníctve (povinnosť uloženia dokumentov podľa ustanovenia § 23 ods. 2 zákona o účtovníctve pred výmazom obchodnej spoločnosti alebo družstva z obchodného registra). Zmeny majú zlepšiť dostupnosť účtovnej dokumentácie účtovnej jednotky, ktorá zanikla, resp. skončila podnikanie alebo inú zárobkovú činnosť a ktorej potreba vyplynula z hodnotenia SR uskutočneného Globálnym fórom OECD pre transparentnosť a výmenu informácií (ustanovenie § 1 ods. 3 zákona o účtovníctve).
(2) Umožňuje sa, aby bol podpis osoby zodpovednej za uskutočnenie účtovného prípadu nahradený elektronickou výmenou údajov alebo vnútorným kontrolným systémom.
Ak účtovná jednotka neuskutočňuje výmenu účtovných záznamov prostredníctvom takýchto systémov, je povinná na účtovnom doklade uvádzať podpis osoby zodpovednej za účtovný prípad. Podpis môže mať formu vlastnoručného podpisu alebo môže byť nahradený inou formou podpisu, ktorá je upravená v ustanovení § 32 ods. 2 zákona o účtovníctve. Z náležitostí účtovného dokladu sa vypúšťa podpis osoby zodpovednej za jeho zaúčtovanie ako aj povinnosť uvádzať na účtovnom doklade označenie účtov, na ktorých sa účtovný prípad zaúčtuje. Účtovná jednotka účtujúca v sústave podvojného účtovníctva bude mať naďalej povinnosť, na výzvu daňového úradu alebo oprávneným osobám, poskytnúť pri kontrole prístup do softvéru na vedenie účtovníctva a účtovné záznamy, ktoré preukazujú označenie účtov, na ktorých sú účtovné prípady v účtovnej jednotke účtované (ustanovenie § 10 ods. 1 písm. f) a g) zákona o účtovníctve).
(3) Mení sa obsah výročnej správy, vyhotovovanej účtovnou jednotkou, ktorá ma povinnosť overenia účtovnej závierky audítorom.
Doterajšia právna úprava ustanovovala obsah výročnej správy prioritne pre potreby podnikateľských subjektov. Zákon o účtovníctve ustanovuje tiež obsah výročnej správy pre obce a subjekty verejnej správy. Väčšina neziskových organizácií má obsah výročnej správy ustanovený v príslušnom hmotnoprávnom predpise, podľa ktorého postupujú pri svojej činnosti (napríklad nadácie, neinvestičné fondy alebo neziskové organizácie poskytujúce všeobecne prospešné služby). Neziskové organizácie, ktoré majú povinnosť overenia účtovnej závierky audítorom z titulu príjmu 2% vo výške viac ako 35.000 eur, sú povinné vypracovať aj výročnú správu. Ide o občianske združenia, účelové zariadenia cirkvi alebo organizácie s medzinárodným prvkom. V novele sa ustanovuje obsah výročnej správy vhodný a náležitý pre túto skupinu neziskových účtovných jednotiek. Povinnosť vypracovať výročnú správu budú mať tak, ako doposiaľ iba tie účtovné jednotky, ktoré spĺňajú podmienky pre povinný audit. Obsah výročnej správy pre tieto účtovné jednotky je prispôsobený činnostiam, ktoré vykonávajú. Súčasťou výročnej správy je účtovná závierka a správa audítora, ktoré sa však v Registri účtovných závierok (ďalej len „register“) ukladajú osobitne. Členenie podľa príjmov a výdavkov nadväzuje na skutočnosť, že tieto účtovné jednotky môžu postupovať aj v sústave jednoduchého účtovníctva, v ktorej sa nevykazujú výnosy a náklady. Účtovné jednotky, ktoré postupujú v sústave podvojného účtovníctva, budú uplatňovať prehľad nákladov a výnosov podľa jednotlivých kategórií. Nezisková organizácia sa môže rozhodnúť podľa druhov svojej činnosti či bude uvádzať prehľad podľa činnosti, ktorú vykonáva alebo podľa projektov. Osobitne sa budú vyčíslovať náklady alebo výdavky súvisiace so správou účtovnej jednotky (ustanovenia § 20 ods. 2 a 16 zákona o účtovníctve).
(4) Rozširuje sa verejná časť registra.
Novelou sa rozširuje verejná časť registra o ďalšie právne formy právnických osôb, čím budú všetky právnické osoby, ktoré majú povinnosť ukladať dokumenty do registra, zaradené do verejnej časti registra. Ide predovšetkým o pozemkové spoločenstvá, ale aj mimovládne neziskové organizácie ako sú občianske združenia, spoločenstvá vlastníkov bytov a nebytových priestorov, záujmové združenia právnických osôb a ďalšie. V neverejnej časti registra po úprave budú účtovné dokumenty fyzických osôb – podnikateľov a organizačných zložiek zahraničných osôb (ustanovenie § 23 ods. 6 zákona o účtovníctve).
(5) Zavádza sa elektronické ukladanie účtovných dokumentov v registri.
Všetky účtovné jednotky budú povinné po 01. januári 2022 ukladať do registra všetky účtovné dokumenty za účtovné obdobie roka 2021 alebo aj za predchádzajúce účtovné obdobia už iba v elektronickej podobe. Pri ukladaní účtovných dokumentov do registra v elektronickej podobe je možné ukladať účtovné dokumenty ako prílohu vyhotovenú v elektronickej podobe alebo vytvoriť pre účtovnú jednotku formulár na ukladanie účtovných závierok v štruktúrovanej forme. Po vytvorení formulára sa významne zníži chybovosť účtovných dokumentov a zvýši sa komfort pri ich ukladaní. Uvedený spôsob umožní automatizované spracovanie údajov týchto účtovných závierok analytickými jednotkami štátu, alebo inými užívateľmi. Podľa štatistík Finančnej správy Slovenskej republiky bolo za rok 2020 spracovaných celkovo 384 738 dokumentov, z toho 370 239 (96,24%) elektronických dokumentov a len 14 499 (3,76%) listinných dokumentov. Ak bude vytvorený formulár pre štruktúrovanú formu účtovnej závierky alebo iného účtovného dokumentu, nebude možné už ukladať účtovný dokument ako prílohu podania. V tomto prípade nebude možné ukladať účtovné závierky ani ako súčasť výročnej správy. Štruktúrovaná forma účtovnej závierky alebo iného účtovného dokumentu predstavuje elektronickú podobu podania, ktorá sa uplatňuje pri elektronickom doručovaní týchto dokumentov v rámci informačného systému Finančnej správy Slovenskej republiky. Je vytvorená v intenciách opatrení Ministerstva financií Slovenskej republiky, ktoré ustanovujú vzor účtovných závierok a oznámenia o dátume schválenia účtovnej závierky (ustanovenia § 23 ods. 1, 2, 11 a § 23b ods. 1, 3 a 4 zákona o účtovníctve).
(6) Rozširuje sa možnosť inventarizácie zásob aj na nasledujúci mesiac po dni, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka, obdobne ako je to umožnené pri inom hmotnom majetku (ustanovenie § 30 ods. 4 zákona o účtovníctve).
(7) Upravujú sa ustanovenia o účtovných záznamov.
„Účtovnú dokumentáciu účtovnej jednotky tvorí súhrn všetkých účtovných záznamov vytváraných podľa ustanovenia § 4 ods. 5 zákona o účtovníctve“ (ustanovenie § 31 ods. 1 zákona o účtovníctve). „Na účely zákona o účtovníctve sa rozumie (A) listinným účtovným záznamom účtovný záznam vyhotovený na papieri a tiež vytlačený účtovný záznam vyhotovený pomocou softvéru, ktorý je zaslaný a prijatý ako listina, alebo vyhotovený na interné účely účtovnej jednotky ako listina, (B) elektronickým účtovným záznamom účtovný záznam vyhotovený (1) v elektronickom formáte a prijatý alebo sprístupnený v elektronickom formáte, pričom elektronický formát určuje vyhotoviteľ účtovného záznamu alebo je určený na základe dohody s prijímateľom účtovného záznamu, (2) v súlade s ustanovením § 33 ods. 3 zákona o účtovníctve zaslaný elektronicky, pričom môže tvoriť prílohu elektronickej pošty, (3) v elektronickom formáte na interné účely účtovnej jednotky“ (ustanovenie § 31 ods. 2 zákona o účtovníctve).
„Účtovná jednotka je povinná zabezpečiť vierohodnosť pôvodu, neporušenosť obsahu a čitateľnosť účtovného záznamu od okamihu vyhotovenia účtovného záznamu alebo od okamihu prijatia alebo sprístupnenia účtovného záznamu až do ukončenia doby ustanovenej v ustanovení § 35ods. 3 zákona o účtovníctve, pričom táto povinnosť sa vzťahuje aj na prenos účtovného záznamu inej osobe podľa ustanovenia § 31 ods. 7 zákona o účtovníctve“ (ustanovenie § 31 ods. 3zákona o účtovníctve). „Vierohodnosť pôvodu účtovného záznamu je zabezpečená, ak účtovná jednotka, ktorou je (A) vyhotoviteľ, je schopná preukázať, že účtovný záznam naozaj vyhotovila, (B) prijímateľ, je schopná preukázať, že prijatý účtovný záznam je od vyhotoviteľa“ (ustanovenie § 31 ods. 4 zákona o účtovníctve).
„Neporušenosť obsahu účtovného záznamu je zabezpečená, ak zaslaním alebo sprístupnením účtovného záznamu alebo transformáciou účtovného záznamu v účtovnej jednotke nenastala zmena obsahu skutočností, ktoré sa účtovným záznamom zaznamenávajú“ (ustanovenie § 31 ods. 5 zákona o účtovníctve). „Čitateľnosť účtovného záznamu je zabezpečená, ak obsah účtovného záznamu je čitateľný ľudským okom. Účtovná jednotka je povinná pri zabezpečení čitateľnosti účtovného záznamu dodržať neporušenosť jeho obsahu“ (ustanovenie § 31 ods. 6 zákona o účtovníctve).
„Ak účtovná jednotka elektronický účtovný záznam zasiela alebo inak sprístupňuje inej osobe, použitie elektronického účtovného záznamu podlieha (A) písomnej dohode medzi zúčastnenými stranami o určení technických požiadaviek potrebných na prijímanie účtovných záznamov alebo (B) potvrdenému súhlasu prijímateľa účtovného záznamu; za potvrdený súhlas sa považuje informácia o akceptovaní účtovného záznamu, napríklad informácia o zaplatení požadovanej sumy“ (ustanovenie § 31 ods. 7 zákona o účtovníctve).
„Pre potreby overovania účtovnej závierky audítorom (ustanovenie § 19 zákona o účtovníctve), zverejňovania (ustanovenie § 23d zákona o účtovníctve) a pre potreby daňového úradu (ustanovenie § 38 zákona o účtovníctve) je účtovná jednotka povinná na výzvu daňového úradu alebo na požiadanie oprávnených osôb umožniť im oboznámiť sa s obsahom nimi určených účtovných záznamov. Účtovná jednotka je povinná predložiť určené účtovné záznamy v podobe v akej ich vedie a uchováva. Účtovná jednotka účtujúca v sústave podvojného účtovníctva, ktorá vedie účtovníctvo spôsobom využívajúcim programové vybavenie, je povinná daňovému úradu alebo oprávneným osobám umožniť prístup do softvéru na vedenie účtovníctva a preukázať účtovným záznamom označenie účtov, na ktorých sú účtovné prípady v účtovnej jednotke účtované. Tieto povinnosti má účtovná jednotka po dobu, počas ktorej je povinná viesť alebo uchovávať účtovné záznamy“ (ustanovenie § 31 ods. 8 zákona o účtovníctve).
(8) Upravujú sa ustanovenia o preukázateľnosti účtovného záznamu.
„Na účely zákona o účtovníctve sa za preukázateľný účtovný záznam považuje iba účtovný záznam, ktorého obsah priamo dokazuje skutočnosť, alebo ktorého obsah dokazuje skutočnosť nepriamo obsahom iných preukázateľných účtovných záznamov. Pri zaznamenaní a spracovaní týchto skutočností musí účtovný záznam spĺňať požiadavky podľa ustanovenia § 31 ods. 3 zákona o účtovníctve“ (ustanovenie § 32 ods. 1 zákona o účtovníctve). „Podpisovým záznamom sa rozumie vlastnoručný podpis, kvalifikovaný elektronický podpis alebo obdobný preukázateľný podpisový záznam nahrádzajúci vlastnoručný podpis v elektronickej podobe, ktorý umožňuje jednoznačnú preukázateľnú identifikáciu osoby, ktorá podpisový záznam vyhotovila“ (ustanovenie § 32 ods. 2 zákona o účtovníctve.
„Vierohodnosť pôvodu účtovného záznamu a neporušenosť obsahu účtovného záznamu možno zabezpečiť (A) podpisovým záznamom zodpovednej osoby, (B) elektronickou výmenou údajov alebo (C) vnútorným kontrolným systémom účtovných záznamov“ (ustanovenie § 32 ods. 2 zákona o účtovníctve). „Účtovná jednotka je povinná upraviť podrobnosti o oprávnení, povinnosti a o zodpovednosti osôb v účtovnej jednotke, na ktoré sa vzťahuje pripájanie podpisového záznamu, a to takým spôsobom, aby bolo možné určiť nezávisle od seba zodpovednosť jednotlivých osôb za obsah účtovného záznamu, ku ktorému boli ich podpisové záznamy pripojené“ (ustanovenie § 32 ods. 4 zákona o účtovníctve).
„Na účely zákona o účtovníctve sa elektronickou výmenou údajov rozumie výmena štruktúrovaných správ medzi počítačmi alebo počítačovými aplikáciami, v rámci ktorej nastáva spracovanie rôznych elektronických formátov účtovných záznamov, ktoré prechádzajú procesom overovania, koordinácie, schvaľovania a zaúčtovania bez možnosti ľudského zásahu do obsahu účtovného záznamu“ (ustanovenie § 32 ods. 5 zákona o účtovníctve). „Na účely zákona o účtovníctve sa vnútorným kontrolným systémom účtovných záznamov rozumie určenie osôb zodpovedných za kontrolu procesu spracovania účtovných záznamov, pričom kontrola musí byť dostatočná na preukázanie skutočnosti, ktorá je účtovným záznamom zaznamenaná. Spôsob kontroly určený účtovnou jednotkou je súčasťou účtovného záznamu na vedenie účtovníctva a spracovanie účtovných záznamov“ (ustanovenie § 32 ods. 6 zákona o účtovníctve).
(9) Upravujú sa ustanovenia o transformácii účtovného záznamu.
„Na účely zákona o účtovníctve sa transformáciou účtovného záznamu rozumie zmena podoby účtovného záznamu pri spracovaní účtovného záznamu v účtovnej jednotke, pričom neporušenosť obsahu účtovného záznamu zostáva zachovaná. Zmenou podoby účtovného záznamu je zmena z listinnej podoby účtovného záznamu na elektronickú podobu účtovného záznamu alebo zmena elektronickej podoby účtovného záznamu na listinnú podobu účtovného záznamu“ (ustanovenie § 33 ods. 1 zákona o účtovníctve). „Účtovná jednotka môže vykonať transformáciu účtovného záznamu, len ak účtovný záznam je preukázateľný. V súlade so zvoleným spôsobom uchovávania účtovných záznamov účtovná jednotka môže vykonať transformáciu účtovného záznamu, ktorý ešte nebol predmetom transformácie, pričom je povinná uchovávať účtovný záznam v podobe, ktorá je výsledkom transformácie účtovného záznamu“ (ustanovenie § 33 ods. 2 zákona o účtovníctve).
„Účtovná jednotka môže vykonať transformáciu účtovného záznamu z listinnej podoby do elektronickej podoby zaručenou konverziou v súlade s osobitnými predpismi alebo spôsobom podľa ustanovenia § 33 ods. 5 zákona o účtovníctve“ (ustanovenie § 33 ods. 3 zákona o účtovníctve). „Účtovná jednotka, ktorá neuchováva účtovné záznamy v elektronickej podobe, môže vykonať transformáciu účtovného záznamu z elektronickej podoby do listinnej podoby zaručenou konverziou v súlade s osobitnými predpismi alebo spôsobom podľa ustanovenia § 33 ods. 6 zákona o účtovníctve, ak účtovný záznam neobsahuje kvalifikovaný elektronický podpis alebo kvalifikovanú elektronickú pečať“ (ustanovenie § 33 ods. 4 zákona o účtovníctve).
„Pri transformácii účtovného záznamu skenovaním do súborového formátu v rastrovej grafickej forme účtovná jednotka zabezpečí (A) úplnosť účtovného záznamu v pôvodnej podobe a v novej podobe, (B) obsahovú zhodu a vizuálnu zhodu účtovného záznamu v novej podobe s jeho pôvodnou podobou, (C) čitateľnosť celej plochy účtovného záznamu v novej podobe, (D) neporušenosť obsahu účtovného záznamu podľa ustanovenie § 31 ods. 5 zákona o účtovníctve“ (ustanovenie § 33 ods. 5 zákona o účtovníctve).
„Transformáciu účtovného záznamu, ktorý neobsahuje kvalifikovaný elektronický podpis alebo kvalifikovanú elektronickú pečať, z elektronickej podoby do listinnej podoby účtovná jednotka vykoná použitím výstupného zariadenia výpočtovej techniky, ktoré umožňuje jeho vytlačenie na papier spôsobom zaručujúcim neporušenosť a čitateľnosť obsahu účtovného záznamu“ (ustanovenie § 33 ods. 6 zákona o účtovníctve). „Účtovný záznam, ktorého podoba je výsledkom transformácie účtovného záznamu podľa ustanovenia § 33 ods. 2 až 6 zákona o účtovníctve, sa považuje za preukázateľný, pričom sa nevyžaduje predloženie účtovného záznamu v pôvodnej podobe, ak osobitné predpisy neustanovujú inak“ (ustanovenie § 33 ods. 7 zákona o účtovníctve).
Účinnosť novely
Novela nadobúda účinnosť dňa 01. januára 2022.